10 pasos para la Gestión de Existencias de Piezas de Repuesto

La gestión de existencias de piezas de repuesto de máquinas representa un reto importante para las industrias. Una gestión eficiente puede suponer un ahorro de costes y alcanzar los niveles de disponibilidad de la máquina necesarios para la operación.

Además, el coste de las existencias puede representar entre el 15% y el 20% de la facturación. Sin duda, este ahorro se convierte en una gran ventaja competitiva. A continuación, enumeramos 10 pasos para realizar una gestión eficiente de las existencias de piezas de repuesto.

• Medir y Organizar

Realice una contabilidad completa y precisa de lo que tiene exactamente, dónde está y cuántos ítems hay en las existencias de piezas. Sin esta organización, perderá mucho tiempo y, como todos sabemos, el tiempo es dinero.

• Eliminar el material obsoleto

En existencias puede haber artículos defectuosos por daños, corrosión, caducidad, falta de mantenimiento u otros factores que los hagan totalmente inútiles. Habrá otros que estén en buen estado, pero que no puedan utilizarse porque la pieza ha sido sustituida o rediseñada, o el equipo en el que se utilizaba ha sido modificado o dado de baja.

Resista a la tentación de conservar estas piezas “por si acaso”. Mantenerlas en existencias desperdicia un espacio valioso y también puede consumir el tiempo, el dinero y otros recursos necesarios para almacenarlas y manipularlas. Identifique y separe físicamente todo el material inservible.

• Identificar las piezas críticas

Una vez que sepa exactamente lo que hay en existencias, es hora de identificar los artículos que no le pueden faltar de ninguna manera. Priorice y destaque estos ítems en existencias.

Normalmente, estas piezas críticas serán sustituciones directas o piezas de reparación de equipos que pueden provocar una pérdida importante de producción, aunque se trate de una parada breve. Suelen ser ítems de alto coste, bajo volumen y largo plazo de entrega. No tienen por qué estar a mano, pero sí disponibles.

• Despejar los datos

Sin datos precisos y bien organizados es casi imposible gestionar correctamente las existencias. Y no importa si esa información está en su sistema de gestión del mantenimiento o en una hoja de cálculo de Excel.

Esto incluye los datos básicos de las piezas, como clasificaciones y descripciones estandarizadas, números de ítems y costes unitarios. También incluye datos de pedidos de compra, niveles mínimos y máximos de existencias y plazos de entrega (lead time), entre otros.

Los datos que no se gestionan de forma proactiva pierden naturalmente su valor con el paso del tiempo. Revise periódicamente estos datos para asegurarse de que se utiliza información precisa para tomar decisiones críticas sobre la gestión del inventario de repuestos.

• Establecer un programa de recuento de inventario cíclico

El inventario cíclico es la realización de inventarios en periodos de tiempo definidos para grupos de ítems elegidos, de modo que, al final de un determinado periodo, se inventariarán todos los tipos de ítems almacenados.

El programa de recuento no es algo diseñado para satisfacer a los auditores al final del año fiscal. Tampoco es solo una forma ingeniosa de mantener ocupados a los empleados durante los días de menos trabajo. El programa de recuento es una forma de asegurarse de que las piezas que usted cree que posee, están ahí.

Un programa de recuento de inventario sólido también ayuda a evaluar la integridad de los procesos de trabajo, determinar la causa raíz de los errores y aplicar las medidas correctivas pertinentes.

El recuento cíclico debe realizarse con mayor frecuencia al principio, más aún si no existen procesos de trabajo claramente definidos.

Con la práctica, los resultados del programa de recuento mejorarán y entonces podrá reducirse la frecuencia de recuento. El objetivo final es conseguir una fiabilidad total del recuento cíclico hasta el punto de que no sea necesario un recuento físico anual.

• Identificar los excedentes de existencias

Las existencias sobrantes corresponden al material que es realmente utilizable. Si el material es inutilizable, se considera existencias obsoletas. Por diversas razones, las existencias pueden llegar a ser excesivas en piezas de buena calidad. Al contrario de lo que se cree, es posible tener demasiadas piezas buenas.

Dependiendo de la naturaleza del artículo y de la demanda prevista, estos excedentes de existencias pueden consumirse normalmente. En otros casos, sin embargo, puede ser necesario gestionarlas con métodos más proactivos, como devolverlas, revenderlas o simplemente deshacerse de ellas.

• Establecer un modelo de inventario

Evalúe la cantidad de inversión utilizada en piezas de repuesto críticas, material obsoleto y excedentes de existencias. Comprenda cómo se distribuyen los artículos utilizables por clasificación ABC.

No hay que olvidarse de tener en cuenta el impacto potencial del material en consignación o de las existencias de proveedores que no figuran en sus registros, pero que pueden representar un pasivo futuro. Un perfil de inventario que resuma toda esta información para una fábrica proporciona una evaluación rápida y eficaz de la integridad general de sus existencias.

• Desarrollar un plan de acción eficaz

Alcanzar objetivos ambiciosos requiere identificar las actividades necesarias para conseguirlo. ¿Qué cantidad de existencias obsoletas se eliminará? ¿En qué medida pueden reducirse los excedentes? ¿Qué artículos pueden consignarse? ¿Cómo pueden gestionarse los artículos de mayor rotación para obtener el mayor rendimiento de la inversión?

Si no hay un plan, todo queda al azar. Responder a estas y otras preguntas importantes le ayudará a evitar sorpresas y a desarrollar un plan de acción que le dirija en la dirección correcta.

• Crear un mecanismo de seguimiento

Tener un plan no significa necesariamente obtener los resultados que desea, pero al menos le proporcionará una herramienta que le ayudará a explicar su rendimiento. ¿ Salió todo según lo previsto? ¿Ha habido imprevistos?

La solución es comprobar periódicamente lo que realmente ocurrió. Una revisión mensual o trimestral de los planes de acción y los resultados ayudará a revisar los progresos, mantener el impulso y determinar las correcciones necesarias para seguir avanzando hacia los objetivos.

• Evaluar los beneficios

¿Ha dado resultados el trabajo realizado? Mejorar la eficiencia en la gestión de las existencias de piezas de repuesto es una tarea que requiere planificación y control por parte del equipo responsable.

Sin embargo, también es necesario saber medir lo que se ha obtenido con este trabajo y si el resultado es beneficioso para la empresa.

Además, es importante saber que los costes de existencias de las piezas aumentan con cada día que la pieza permanece en existencias.

En función del porcentaje de este coste, es posible volver a pagar indirectamente por el mismo artículo a lo largo del tiempo. Por lo tanto, la mejor solución es considerar la gestión del inventario de piezas de repuesto como un papel clave en el mantenimiento de la industria.

Gestión de existencias mediante la solución Dynamox

Tras realizar los 10 pasos de la gestión de existencias de piezas de repuesto, todas las piezas que se encuentran en existencias son aptas para su uso. Estarán identificadas, medidas y cuantificadas. Sin embargo, ¿cuándo es el momento ideal para utilizarlas?

Con la Solución Dynamox es posible realizar el monitoreo continuo del estado de los componentes o de la maquinaria. Con base en esto, la evaluación del momento ideal para realizar el cambio es más asertiva. Conozca más sobre la Solución Dynamox.