10 passos para Gestão de Estoque de peças de reposição

A gestão de estoque de peças de reposição de máquinas representa um grande desafio para as indústrias. Uma gestão eficiente pode resultar em economia de custos e alcançar os níveis de disponibilidade das máquinas, necessários à operação.

Além do mais, o custo do estoque pode representar cerca de 15 a 20% do faturamento. Certamente, essa economia se converte em uma grande vantagem competitiva. Abaixo, listamos 10 passos para realizar uma gestão eficiente do estoque de peças de reposição.

10 passos para realizar uma gestão eficiente do estoque

• Mensurar e Organizar

Realize uma contabilidade completa e precisa do que exatamente tem, onde está e quantos itens existem no estoque de peças. Sem essa organização, haverá muita perda de tempo e, como se sabe, tempo é dinheiro.

• Elimine o material obsoleto

O estoque poderá contar com itens que estão defeituosos devido a danos, corrosão, prazo de validade, falta de manutenção ou outros fatores que os tornam totalmente inúteis. Haverá outras que estão em boa forma, mas são inúteis porque houve substituição ou reformulação do projeto da peça. Ou ainda, modificou-se o equipamento para o qual se destinava.

Resista à tentação de se agarrar a essas peças “por precaução”. Desse modo, mantê-las no estoque desperdiça um espaço valioso e também pode consumir tempo, dinheiro e outros recursos necessários para armazená-las e lidar com elas. Identifique e separe fisicamente todo o material inutilizável.

• Identifique as peças críticas

Depois de saber exatamente o que tem no estoque, é hora de identificar os itens que não pode ficar sem, de jeito nenhum. Priorize e destaque esses itens no estoque.

Normalmente, essas peças críticas serão substituições diretas ou peças de reparo de equipamentos que podem resultar em uma perda significativa na produção, ainda que em paradas curtas. Em geral são itens de alto custo, baixo volume e de lead time longo. Não precisam necessariamente estar à mão, mas precisam estar prontamente disponíveis.

Dados, contagem e gestão de estoque

• Limpe os dados

Sem dados bem organizados e precisos é quase impossível gerenciar adequadamente seu estoque. E não importa se essa informação estiver no sistema de gestão da manutenção ou numa planilha Excel.

Isso inclui dados básicos de peças, como classificações e descrições padronizadas, números de itens e custos unitários. Inclui assim dados das ordens de compra, níveis mínimos e máximos de estoque e prazo para sua disponibilidade no estoque da empresa (lead time), entre outros.

Os dados que não são gerenciados de forma proativa, naturalmente perdem seu valor com o tempo. Desse modo, revise periodicamente esses dados para garantir que informações precisas sejam usadas para tomar as decisões críticas de gestão de inventário de peças de reposição.

• Estabeleça um programa de contagem de inventário cíclico

O inventário cíclico é a execução do inventário em períodos de tempo definidos para grupos de itens escolhidos, de modo que, ao final de certo período, todos os tipos de itens estocados sejam inventariados.

Programa de contagem não é algo projetado para satisfazer os auditores no final do ano fiscal. Nem é apenas uma maneira inteligente de manter os funcionários ocupados durante dias de trabalhos mais lentos. O programa de contagem é portanto uma forma de garantir as peças que acredita possuir, estejam lá.

Um programa de contagem de inventário robusto também ajuda a avaliar a integridade dos processos de trabalho, determinar a causa raiz de erros e implementar ações corretivas de acordo.

Assim, a contagem cíclica é mais frequente no início, ainda mais se não houver processos de trabalho claramente definidos.

Com a prática, os resultados do programa de contagem irão melhorar e aí sim, pode-se reduzir a frequência de contagem. O objetivo final é ter total confiabilidade na contagem cíclica a ponto de até mesmo dispensar uma contagem física anual.

O problema do excesso

• Identifique o que está em excesso no estoque

O estoque excedente é para o material que for realmente utilizável. Se o material for inutilizável é estoque obsoleto. Por uma variedade de razões, o estoque pode ficar sobrecarregado com peças de boa qualidade. Contudo, ao contrário da crença popular, é possível ter peças boas demais.

Dependendo da natureza do item e da demanda prevista, o consumo do estoque excedente ocorre normalmente. Em outros casos, no entanto, eles podem haver necessidade de gerenciá-los por métodos mais proativos, como sua devolução, revenda ou simplesmente de desfazer delas.

Processos de acompanhamento para gestão de estoque

• Estabeleça um modelo de inventário

Avalie a quantidade de investimento utilizado em peças de reposição críticas, material obsoleto e estoque excedente. Distribua os seus itens utilizáveis a partir da classificação ABC.

Não esqueça de levar em conta o impacto potencial de material em consignação ou de estoque de fornecedor que não está nos seus registros, porém pode representar um futuro passivo. Um perfil de estoque que resume todas essas informações, para uma fábrica, fornece uma avaliação rápida e eficaz da integridade geral do seu estoque.

• Desenvolva um plano de ação eficaz

Atingir metas arrojadas requer identificar as atividades necessárias para que isso aconteça. Quanto do estoque obsoleto será descartado? Quanto é possível reduzir os excedentes? Quais itens podem ser consignados? Como gerenciar os itens de maior giro para obter o maior retorno sobre o investimento?

Se não possui um plano, tudo está ao acaso. Portanto, responder a essas e outras perguntas importantes ajudará a evitar surpresas e a desenvolver um plano de ação que o direcione para rumo correto.

• Crie um mecanismo de acompanhamento

Ter um plano não necessariamente significa obter os resultados desejados, mas pelo menos ele fornecerá uma ferramenta para ajudar a explicar seu desempenho. Tudo aconteceu como planejado? Houve algum imprevisto?

Assim, a solução é verificar regularmente o que realmente ocorreu. Uma revisão mensal ou trimestral de planos de ação e resultados ajudará a revisar o progresso, manter o ritmo e determinar as correções de curso necessárias para continuar em direção aos objetivos.

Benefícios

• Avalie os benefícios

O trabalho realizado trouxe resultados? Melhorar a eficiência na gestão de estoque das peças de reposição é uma tarefa que exige planejamento e controle da equipe encarregada.

Entretanto, é necessário também saber mensurar os resultados e se estão sendo benéfico para a empresa.

Além disso, é importante saber que os custos com estoque de peças aumentam a cada dia que a peça permanece no estoque.

Dependendo do percentual desse custo, é possível pagar indiretamente pelo mesmo item novamente com o passar do tempo. Por isso, a melhor solução é ver a gestão do estoque das peças de reposição como papel fundamental na manutenção da indústria.

Gestão do estoque através da solução Dynamox

Após realizar os 10 passos na gestão do estoque de peças de reposição, todas as peças que estiverem em estoque estão aptas para uso. Estarão identificadas, mensuradas e quantificadas. Entretanto, quando é o momento ideal de usá-las?

Com a solução Dynamox é possível realizar o monitoramento contínuo da condição de componentes ou do maquinário. Com base nisso, a avaliação do momento ideal para realizar a troca é mais assertiva. Saiba mais sobre a Solução Dynamox.